GUIDE ENSEIGNANT > MOBILITÉ ERASMUS +
OBTENIR UNE SUBVENTION ERASMUS+ : COMMENT MONTER SON DOSSIER ?
Dans ce guide, Stud&Globe va vous expliquer pourquoi mais surtout comment monter son dossier de candidature au programme Erasmus+. Cette étape est certainement l’une des plus complexes et décourageantes pour beaucoup d’entre vous. En suivant les étapes qui vont être détaillées ci-dessous, vous allez avoir la possibilité de présenter un dossier complet et ainsi multiplier vos chances d’obtenir une bourse Erasmus+. Pour les explications qui vont suivre, nous allons partir du postulat que vous êtes un représentant de l’organisation devant déposer un dossier de candidature pour le programme Erasmus+.
La procédure à suivre est composée de 4 étapes :
Etape 1 : inscrire son organisation
La première étape consiste à inscrire votre organisation sur le portail des participants de l’éducation, de l’audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat. Pour cela, vous devez :
- Créer un compte EU
- Aller sur le portail des participants et s’inscrire au nom de l’organisation et/ou du groupe
- Télécharger les documents suivants sur votre portail participant
- le formulaire d’identité légale
- la fiche d’identification financière associé au pays de votre banque (dans le cas où il est différent du pays dans lequel votre organisation est enregistrée)
Suite à cette inscription, vous allez recevoir un code d’identification de participant (PIC). Ce numéro, qui sera votre identifiant unique, sera requis pour la soumission des candidatures et vous facilitera le remplissage des tous les formulaires électroniques nécessaires lorsque vous montez un projet Erasmus+. En effet, à la manière d’une carte d’identité du groupe, l’utilisation du numéro PIC dans le formulaire permet de faire remonter toutes les informations du groupe et de l’organisation. Vous gagnez ainsi du temps et êtes certain de fournir les bonnes informations.
Pour des subventions d’un montant supérieur à 60 000 €, il est possible que davantage de documents vous soient demandés.
Si vous êtes une organisation partenaire, vous êtes dispensé de fournir la fiche d’identification financière.
Etape 2 : Vérifier que votre projet correspond aux critères Erasmus+
Les critères d’éligibilité au programme Erasmus+
Les critères d’éligibilité sont plus généralement liés aux types d’activités que vous souhaitez organiser et aux objectifs de votre mobilité. Cependant, certains critères ne pourront être vérifiés et validés uniquement lors de la mobilité et du rendu du rendu final. Il est alors important de respecter les critères avancés lors de la candidature pour éviter tout recouvrement de subvention par l’entité organisatrice.
Pour consulter les critères d’éligibilité des votre type de mobilité, veuillez vous référer aux pages 32 - 221 du guide du programme Erasmus+. Les détails des différents types de mobilité y sont détaillés et vous aideront à monter votre projet en respectant les attentes du programme Erasmus+. Nous allons prendre ici l’exemple d’un projet de mobilité pour les étudiants et le personnel de l’enseignement supérieur (pages 35 à 55 du guide).
Les critères Erasmus+ pour les
mobilités des étudiants et du personnel de l’enseignement supérieur
La mobilité des étudiants peut aussi bien concerner une période de stage ou une période d’étude dans une université ou école partenaire. Pour ces deux programmes, la durée de mobilité peut être de 12 mois maximum et de 2 mois minimum pour les stages et 3 mois pour les périodes d’étude.
La mobilité des enseignants peut quant à elle se faire via une période d’enseignement dans un pays étranger membre du programme Erasmus+. Elle peut aussi être une période de formation pour les enseignants et personnel de l’enseignement se traduisant par des temps d’échange, d’observation et de partage avec les enseignants de l’établissement partenaire. Pour respecter les critères d'admissibilité, la durée de la mobilité doit être compris entre 2 jours et 2 mois.
Qu’il s’agisse d’une mobilité d’étudiants ou de personnel, l’organisation de celle-ci doit être gérée et initiée par l’établissement d'enseignement supérieur ou un consortium d’établissement et doivent tous être titulaires de la charte Erasmus+.
Étape 3 : S’assurer des bonnes conditions financières
Pour commencer, le financement des mobilités Erasmus+ peut se faire de plusieurs façons différentes. Cela peut être le remboursement d’une partie des coûts jugés comme admissibles par les critères Erasmus+. Les règles de financement pour l’organisation de mobilité internationale via la programme Erasmus+ se sont adaptées aux réalités européennes et prennent désormais en compte le coût de la vie des différents pays de l’UE. Ainsi, le remboursement se fait en se basant sur les coûts unitaires accordés pour une activité réalisée. D’autres méthodes de financement existent et sont détaillées à la page 277 du guide Erasmus+.
Aussi, il faut savoir que les subventions européennes sont contrôlées et qu'elles doivent répondre à certains principes fondamentaux. Premièrement, les aides financières ne peuvent être rétroactives. Il est donc impératif d’attendre la décision d’attribution des subventions avant d’organiser la mobilité des participants. Aussi, tout projet ne peut recevoir qu’une seule subvention européenne et ne peut être soumis qu’une seule fois. Enfin, les subventions perçues par le participant ne doit en aucun cas générer un profit lors de sa mobilité.
Les conditions de financement diffèrent également en fonction des types de mobilité pour lesquels vous allez monter le dossier. Pour les mobilités des étudiants et du personnel des établissements d’enseignement supérieur, les coûts admissibles sont catégorisés dans trois grands secteurs : soutien organisationnel, soutien aux besoins spécifiques et coûts exceptionnels. Chacun de des coûts ont des montants, mécanismes de financement et des règles de répartitions différentes que vous pouvez consulter dans le guide. En étudiant attentivement ces règles de financement, vous serez capable de monter un projet cohérent et ainsi multiplier vos chances de recevoir une subvention Erasmus+ pour l’organisation de votre mobilité.
Etape 4 : Remplir et soumettre le formulaire de candidature
Pour une majorité de projet, vous pouvez soumettre votre candidature en ligne via le formulaire électronique correspondant à votre type de mobilité. Celui-ci doit être complet, correct et contenir toutes les annexes demandées. Aussi, il est primordial de respecter la date et l’heure limite d’envoi. Chaque action liée à la candidature a une date limite propre qui est précisée dans les critères d’éligibilité de votre mobilité.
Après sa soumission, votre candidature sera évaluée par l’Agence nationale ou exécutive responsable de l’attribution de votre subvention. En étudiant tous les critères évoqués plus haut, les organismes décisionnaires décideront des projets qui seront subventionnés. Après l'approbation de votre candidature, vous allez donc recevoir une subvention et pouvoir commencer l’organisation de votre mobilité. Cependant, la montant ne correspondra pas nécessairement à celui qui a été demandé dans le dossier. Le versement de l’aide se fera en plusieurs parties : un préfinancement qui aura lieu dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention. Le reste de la subvention est versé sur la base du rapport final dont la date de soumission est précisée dans la convention de subvention. Pour avoir plus de détails sur les méthodes et échéances de versement, vous pouvez consulter les pages 286-287 du guide Erasmus+.
Les dépôts de candidature se font auprès de l'agence nationale dédiée, au plus tard le 05 février 2020 à 12h (heure de Bruxelles).