Desarrollar la comunicación interna dentro de una organización

Manejar un equipo que sea compuesta de becarios, de empleados en contrato requiere un nivel de comunicación importante y siempre enfocada a la estrategia de la empresa. Si le interesa un asesoramiento para buscar y encontrar becarios, no dude en contactarnos y publicar su oferta de prácticas.

Que es la comunicación interna

La comunicación es esencial para el desarrollo de cualquier actividad. Las organizaciones están conformadas por personas las cuales necesitan relacionarse, emitir y recibir mensajes tanto dentro como fuera de la compañía para lograr transmitir opiniones, puntos de vista, cambios y necesidades.

La actividad de comunicar es inherente a cualquier actividad, toda entidad está constituida por humanos y va a necesitar relacionarse, transmitir (tanto interna como externamente) sus opiniones, cambios, necesidades o logros. Para lograr una comunicación efectiva, es importante hacerla de forma precisa y ordenada mediante un análisis y planificación del contexto actual de la organización. Esta necesidad de comunicar o transmitir, debe hacerse de forma metódica y sistemática, a través de la planificación y tras un previo análisis de aquellas circunstancias actuales.

La comunicación interna es un elemento inherente a través del cual se desenvuelven las relaciones interpersonales. Debido a esto, se debe considerar un mecanismo relevante para gestionar y que a su vez ayude a impulsar la integración, motivación y desarrollo profesional de cada uno de los colaboradores de la organización. Mediante la comunicación interna se logra disminuir y prevenir tanto los rumores como las dudas que pudieran llegar a generarse dentro de la organización.

Uno de los objetivos de la comunicación es transmitir mensajes para mantener a los colaboradores informados en diferentes temas dentro de la organización. El tener una línea de comunicación eficaz entre la dirección y los colaboradores beneficiará a unificar los objetivos que persigue la organización y a su productividad.

Hay que saber utilizar la herramienta de comunicación como un aliado para la compañía, para de este modo, poder transmitir todas las necesidades, objetivos, cambios, Misión, Visión y mantener un clima favorable con una Cultura y unos Valores bien cimentados.

Este articulo pretende definir los canales de comunicación y como mejorar el uso de los mismos y lograr mayor y mejor flujo de información de forma que la comunicación se convierta en pilar básico del funcionamiento de la organización.

Etapas para crear un plan de comunicación eficaz

   1.   Plan de comunicación

El plan de comunicación es un instrumento utilizado para recopilar por escrito la estrategia que se llevará a cabo para lograr una comunicación eficaz. Este plan recopila los objetivos, los recursos y las acciones que se llevarán a cabo para conseguir una buena relación entre todos los departamentos y niveles de la organización.

Debe ser un proceso sistemático en donde se especifique la amplitud del proyecto, las metas a alcanzar, los posibles recursos que se necesitarán, así como la previsión de los tiempos que se  requerirán para cada etapa.

    2.    Metodología

• Análisis de la Situación de Partida

Para lograr definir la estrategia del Plan de Comunicación uno de los primeros pasos es alinear la Misión, Visión y los Valores de la empresa tomándolos como el eje primordial del Plan.

En segunda instancia se debe conocer el eje de partida, aquellos elementos que puedan intervenir de manera directa en la política que se llevará a cabo en términos de la comunicación. Algunos de los elementos a tomar en cuenta serán el cliente interno, los diferentes departamentos de la organización así como accionistas, gerentes y mandos medios de la compañía.

A su vez, es recomendable un análisis de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO) para reflejar la situación real y el punto de partida de la organización y así poder definir el contenido del plan.

Es importante antes de definir el Plan de Comunicación, poder detectar el estado anímico de la plantilla y la situación actual de cómo se valora la comunicación en la organización. Se deberá hacer un diagnóstico previo como por ejemplo un estudio de clima laboral o una encuesta a los empleados para ver cómo es percibido el entorno laboral y según lo reflejado poder llevar a cabo las decisiones adecuadas para que el Plan de Comunicación sea efectivo. Una vez realizado lo planteado anteriormente se definirá el público objetivo tomando en cuenta que ya se conoce a fondo y sabiendo que la estrategia de comunicación será la adecuada y cubrirá las expectativas y las necesidades de este público.

• Definición de los Objetivos del Plan

La definición de los objetivos del plan de comunicación deberá de hacerse tanto con la alta dirección como con un comité formado por miembros de altos mandos y el departamento (ya sea de comunicación interna o aquel departamento responsable de este tema), para estar alineados con la estrategia y a su vez que dichos objetivos se transmitan en cascada a todos y cada uno de los departamentos de la organización.

Lo ideal es fijar un objetivo general el cual coincida con aquello que se quiere comunicar y con la imagen corporativa y también establecer una serie de objetivos específicos los cuales deberán estar ordenados por orden de importancia.

• Establecimiento de Hipótesis

La hipótesis es una proposición o supuesto que permite definir un escenario posible del resultado que dará el Plan de Comunicación una vez puesto en marcha. Establece una predicción del resultado del Plan el cual se corrobora una vez que se ha realizado.

• Selección del Eje de Comunicación

Para poder llevar a cabo los objetivos establecidos previamente, se deberá hacer un análisis de las fortalezas y debilidades obtenidas para complementar la línea de acción que se utilizará para implantar el plan de comunicación. En esta fase se analizarán los mensajes que se quieren transmitir a los diferentes tipos de audiencia dentro de la organización. Tomando en cuenta todos los Stakeholders pero principalmente los colaboradores, directivos, mandos medios y accionistas.

Elaboración de la Arquitectura del Plan de Comunicación

En esta etapa se hace una estimación del alcance del Plan de Comunicación, cuales son las metas que se quieren conseguir, los posibles recursos que se van a utilizar y el tiempo que se requiere. Se necesita determinar si se emplearan los mismos recursos y las herramientas para cada Stakeholder o si es necesario especificarlo. En caso de que las tácticas para llegar al público deseado sean distintas se deberá hacer la definición de los recursos y así lograr los objetivos establecidos.

• Plan de Tiempos y Recursos

Es muy importante fijar los tiempos y los recursos que van a ser utilizados durante el plan de comunicación. Generalmente se fija anualmente y se hace un presupuesto de lo que se va a consumir de recursos según los medios que vayan a ser utilizados. También es importante definir el recurso humano que se va a requerir para poder hacer un costo real.

• Ejecución del Plan

En la penúltima fase se debe llevar a cabo la implantación del Plan de Comunicación, considerando todos los elementos previamente definidos, para cubrir todas las expectativas dentro del plan.

• Supervisión y Control

Para dar por terminado el Plan de Comunicación se deben elaborar indicadores que permitan hacer la medición de todo lo que se logró, detectar las desviaciones y que se lleven como consecuencia de las modificaciones que no se previeron en el entorno o en el público objetivo. También se deben establecer los posibles sistemas correctivos que disminuyan los fallos en la consecución de objetivos a alcanzar y a su vez permitan superar las posibles situaciones de crisis que se puedan llegar a manifestar.

Es importante llevar un control de forma permanente a lo largo del desarrollo, la evolución de la imagen corporativa de la organización, así como el nivel de comprensión de la misma y el nivel de satisfacción con la estrategia de incorporación de la comunicación. Una vez determinados todos los indicadores y analizados, se podrá prever los cambios para el desarrollo de un Plan de Comunicación con mejoras continuas que permitirán una comunicación más fluida en todas las áreas de la organización.