Obtener una beca Erasmus +: cómo elaborar su solicitud

En esta guía, Stud&Globe le explicará por qué y, sobre todo, cómo elaborar una solicitud para el programa Erasmus+. Esta etapa es sin duda una de las más complejas y desalentadoras para muchos de ustedes. Siguiendo los pasos que se detallan a continuación, podrá presentar una solicitud completa y aumentar sus posibilidades deobtener una beca Erasmus+. A efectos de las siguientes explicaciones, supondremos que usted es un representante de la organización que presenta una solicitud para el programa Erasmus+.

El procedimiento consta de 4 pasos:

Paso 1: Registre su organización

El primer paso es registrar su organización en el portal de Educación, Audiovisual, Cultura, Ciudadanía y Voluntariado. Para ello, debe :

Crear una cuenta en la UE
Vaya al portal del participante e inscríbase en nombre de la organización y/o grupo
Descargue los siguientes documentos de su portal del participante
- el formulario de identidad legal
- el formulario de identificación financiera asociado al país de su banco (si es diferente del país en el que está registrada su organización)

Tras la inscripción, recibirá un código de identificación del participante (CIP ). Este número, que será su identificador único, será necesario para presentar las solicitudes y le facilitará la cumplimentación de todos los formularios electrónicos necesarios para poner en marcha un proyecto Erasmus+. De hecho, al igual que un carné de identidad de grupo, la utilización del número PIC en el formulario permite transmitir toda la información sobre el grupo y la organización. Esto le ahorrará tiempo y le garantizará que facilita la información correcta.

Para subvenciones superiores a 60.000 euros, es posible que se le soliciten más documentos.
Si es usted una organización asociada, no necesita presentar el formulario de identificación financiera.

Paso 2: Compruebe que su proyecto cumple los criterios de Erasmus+

Criterios de admisión al programa Erasmus

Los criterios de elegibilidad están más generalmente vinculados a los tipos de actividades que desea organizar y a los objetivos de su movilidad. Sin embargo, algunos criterios sólo podrán comprobarse y validarse durante la movilidad y cuando se presente el informe final. Por lo tanto, es importante respetar los criterios establecidos en su solicitud para evitar cualquier recuperación de la subvención por parte del organismo organizador.

Para consultar los criterios de admisibilidad de su tipo de movilidad, consulte las páginas 32 – 221 de la guía del programa Erasmus+. Allí encontrará información detallada sobre los distintos tipos de movilidad que le ayudará a elaborar su proyecto conforme a las expectativas del programa Erasmus+. Tomaremos como ejemplo un proyecto de movilidad para estudiantes y personal de la enseñanza superior (páginas 35 a 55 de la guía).

Criterios Erasmus+ para lamovilidad de estudiantes y personal de enseñanza superior

La movilidad de los estudiantes puede consistir en un periodo de prácticas o en un periodo de estudios en una universidad o escuela asociada. Para ambos programas, la duración de la movilidad puede ser de hasta 12 meses y de un mínimo de 2 meses para las prácticas y de 3 meses para los periodos de estudio.

La movilidad de los profesores puede adoptar la forma de un periodo de enseñanza en un país extranjero miembro del programa Erasmus+. También puede ser un periodo de formación para profesores y personal docente, que implique intercambios, observación y puesta en común con profesores del centro asociado. Para cumplir los criterios de elegibilidad, la duración de la movilidad debe estar comprendida entre 2 días y 2 meses.

Tanto si la movilidad es para estudiantes como para personal, debe ser gestionada e iniciada por la institución de enseñanza superior o por un consorcio de instituciones, todas las cuales deben ser titulares de la Carta Erasmus+.

Paso 3: Garantizar las condiciones financieras adecuadas

Para empezar, la movilidad Erasmus+ puede financiarse de varias formas diferentes. Puede consistir en el reembolso de una parte de los gastos considerados subvencionables con arreglo a los criterios Erasmus+. Las normas de financiación para organizar la movilidad internacional a través del programa Erasmus+ se han adaptado a las realidades europeas y ahora tienen en cuenta el coste de la vida en los distintos países de la UE. Por lo tanto, el reembolso se basa en los costes unitarios concedidos por una actividad realizada. Existen otros métodos de financiación que se detallan en la página 277 de la Guía Erasmus.

También es importante saber que las subvenciones europeas están controladas y deben cumplir ciertos principios fundamentales. En primer lugar, las ayudas financieras no pueden ser retroactivas. Por lo tanto, es imperativo esperar a la decisión de concesión de la subvención antes de organizar la movilidad de los participantes. Además, cada proyecto sólo puede recibir una subvención europea y sólo puede presentarse una vez. Por último, las subvenciones recibidas por el participante no deben en ningún caso generar beneficios durante la movilidad.

Las condiciones de financiación también difieren en función del tipo de movilidad que solicite. Para la movilidad de estudiantes y personal en instituciones de enseñanza superior, los costes subvencionables se clasifican en tres áreas principales: apoyo organizativo, apoyo a necesidades específicas y costes excepcionales. Cada uno de estos costes tiene diferentes importes, mecanismos de financiación y normas de distribución, que puede consultar en la guía. Si estudia detenidamente estas normas de financiación, podrá elaborar un proyecto coherente y aumentar así sus posibilidades de recibir una subvención Erasmus+ para la organización de su movilidad.

Paso 4: Rellene y envíe el formulario de solicitud

Para la mayoría de los proyectos, puede presentar su solicitud en línea utilizando el formulario electrónico correspondiente a su tipo de movilidad. El formulario debe estar completo, ser correcto y contener todos los anexos solicitados. También es esencial respetar el plazo de presentación. Cada acción vinculada a la solicitud tiene su propio plazo, que se especifica en los criterios de elegibilidad de su movilidad.

Una vez presentada, su solicitud será evaluada por la agencia nacional o ejecutiva encargada de concederle la subvención. Estudiando todos los criterios mencionados anteriormente, los órganos decisorios decidirán qué proyectos serán subvencionados. Una vez aprobada su solicitud, recibirá una subvención y podrá empezar a organizar su movilidad. Sin embargo, el importe no corresponderá necesariamente al solicitado en su solicitud. La subvención se abonará en varias partes: un pago de prefinanciación en los 30 días siguientes a la fecha de firma del convenio. El resto de la subvención se abonará en función del informe final, cuya fecha de presentación se especifica en el convenio de subvención. Para más detalles sobre las modalidades de pago y los plazos, consulte las páginas 286-287 de la Guía Erasmus.

Las solicitudes deberán presentarse a la agencia nacional correspondiente antes de las 12.00 horas (hora de Bruselas ) del 05 de febrero de 2020 .