Obtenir une subvention Erasmus+: comment monter son dossier?

Dans ce guide, Stud&Globe vous explique pourquoi et surtout comment monter votre dossier de candidature pour le programme Erasmus+. Cette étape est souvent l’une des plus complexes et décourageantes pour beaucoup d’entre vous. Cependant, en suivant les étapes détaillées ci-dessous, vous pourrez soumettre un dossier complet et augmenter vos chances d’obtenir une bourse Erasmus+. Pour les explications à venir, nous partons du principe que vous êtes un représentant d’une organisation déposant un dossier de candidature pour le programme Erasmus+.

LA PROCÉDURE À SUIVRE SE DIVISE EN QUATRE ÉTAPES :

ÉTAPE 1 : INSCRIRE SON ORGANISATION

La première étape consiste à inscrire votre organisation sur le portail des participants dans les domaines de l’éducation, de l’audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat. Pour cela, vous devez :

• Créer un compte EU.
• Vous rendre sur le portail des participants et inscrire votre organisation ou groupe.
• Télécharger les documents suivants sur votre portail participant :

•   Le formulaire d’identité légale.
•   La fiche d’identification financière associée au pays de votre banque (si ce pays est différent de celui dans lequel votre organisation est enregistrée).

Suite à cette inscription, vous recevrez un code d’identification de participant (PIC), qui servira de numéro unique pour la soumission des candidatures et facilitera le remplissage de tous les formulaires électroniques nécessaires pour monter un projet Erasmus+. Ce numéro agit comme une carte d’identité du groupe, permettant de pré-remplir les informations de l’organisation et d’économiser du temps. 

Pour les subventions supérieures à 60 000 €, des documents supplémentaires peuvent être requis. Si vous êtes une organisation partenaire, vous êtes dispensé de fournir la fiche d’identification financière.

ÉTAPE 2 : VÉRIFIER QUE VOTRE PROJET CORRESPOND AUX CRITÈRES ERASMUS+

LES CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ AU PROGRAMME ERASMUS+

Les critères d’éligibilité sont principalement liés aux types d’activités que vous souhaitez organiser et aux objectifs de votre mobilité. Certains critères ne seront validés que lors de la mobilité ou à la soumission du rapport final. Il est essentiel de respecter ces critères dès la candidature pour éviter des problèmes de financement.

LES CRITÈRES ERASMUS+ POUR LES MOBILITÉS DES ÉTUDIANTS ET DU PERSONNEL DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR :

• Mobilité des étudiants : Elle peut concerner une période de stage ou une période d’étude dans une université ou école partenaire. La durée de mobilité peut varier de 2 à 12 mois pour un stage, et de 3 à 12 mois pour une période d’étude.
• Mobilité des enseignants : Cela peut inclure une période d’enseignement dans un établissement partenaire ou une période de formation pour les enseignants et le personnel éducatif, avec des temps d’échange, d’observation et de partage. La durée doit être comprise entre 2 jours et 2 mois.

Dans tous les cas, l’organisation de ces mobilités doit être gérée par un établissement d’enseignement supérieur ou un consortium d’établissements, tous titulaires de la charte Erasmus+.

ÉTAPE 3 : S’ASSURER DES BONNES CONDITIONS FINANCIÈRES

Le financement des mobilités Erasmus+ peut prendre plusieurs formes, notamment le remboursement de certains coûts jugés admissibles par les critères du programme. Les règles de financement se sont adaptées aux réalités européennes et tiennent compte du coût de la vie dans les différents pays de l’UE. Le remboursement est basé sur les coûts unitaires alloués à chaque activité réalisée.

Il est important de noter que les subventions européennes sont strictement contrôlées et doivent respecter certains principes fondamentaux :

• Les aides financières ne peuvent être rétroactives. Vous devez attendre la décision d’attribution avant d’organiser la mobilité.
• Un projet ne peut recevoir qu’une seule subvention et ne peut être soumis qu’une seule fois.
• Les subventions perçues par le participant ne doivent en aucun cas générer de profit.

Les conditions de financement varient en fonction des types de mobilité. Pour les mobilités des étudiants et du personnel des établissements d’enseignement supérieur, les coûts admissibles sont répartis en trois grandes catégories : soutien organisationnel, soutien aux besoins spécifiques et coûts exceptionnels. Chaque catégorie de coût à des montants, des mécanismes de financement et des règles de répartition spécifiques que vous pouvez consulter dans le guide.

ÉTAPE 4 : REMPLIR ET SOUMETTRE LE FORMULAIRE DE CANDIDATURE

Pour la plupart des projets, vous pouvez soumettre votre candidature en ligne via le formulaire électronique correspondant à votre type de mobilité. Ce formulaire doit être complet, correct et inclure toutes les annexes demandées. Il est crucial de respecter la date et l’heure limite de soumission. Chaque action liée à la candidature à une date limite précise, mentionnée dans les critères d’éligibilité de votre type de mobilité.

Une fois votre candidature soumise, elle sera évaluée par l’Agence nationale ou exécutive chargée de l’attribution des subventions. Après examen des critères évoqués précédemment, les organismes décisionnaires déterminent quels projets seront financés. En cas d’approbation, vous recevrez la subvention et pourrez commencer l’organisation de votre mobilité. Cependant, le montant attribué peut différer de celui demandé dans votre dossier. Le versement de la subvention se fait en plusieurs parties, comprenant un préfinancement dans les 30 jours suivant la signature de la convention, et un paiement final basé sur le rapport soumis.